Magdalena Reyes - EDH - Zona Empleo
Con el corre corre que exige la vida cotidiana y las responsabilidades laborales, cada vez es más común escuchar entre los empleados la frase “no sé en qué se me fue el tiempo”, pues dentro de la oficina existen cierto tipo de distractores capaces de reducir la capacidad productiva de su día.
Entre estos se pueden mencionar el entretenerse en las redes sociales ya sea en su máquina o el “smartphone”, las conversaciones prolongadas con los colegas o las reuniones que no terminan en asuntos concretos.
1. Correo electrónico. Esta herramienta de trabajo puede llegar a convertirse en el peor enemigo cuando de optimizar la gestión del tiempo se trata. Muchas veces se pierde la conciencia del tiempo que se consume revisándolo o contestando correos, sin importar si son de trabajo o personales.
En concreto, según un estudio realizado por el sitio salary.com, el 33% de las personas gastan entre una y dos horas al día en responder emails en el trabajo, mientras que el 22% de los encuestados afirma perder más de dos horas únicamente ingresando a su bandeja de entrada y revisando los nuevos correos electrónicos recibidos. Así que si los tiene abiertos, recibirá notificaciones, irá a verlas y querrá contestar. Ciérrelo todo y planifique de 2 a 4 momentos al día en los puede que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimine los correos que no necesites.
2. Consultas en internet. El mismo estudio revela que el 27% de las personas “pierden” entre una y dos horas al día navegando en Internet. Pero el dato preocupante viene ahora: 8 de cada 10 personas afirmar consumir más de dos horas cada día viendo webs ajenas a su actividad laboral. Es sorprendentes las horas que un empleado puede pasar navegando por diferentes sitios, sin darse cuenta del espacio productivo que está gastando.
3. El mal hábito de retrasar las tareas. También es conocido como dejar todo a última hora, en algunos de los casos esta costumbre nociva, puede convertirse en “el arte de no hacer nada”. Los especialistas señalan que la dilación de las tareas es la peor decisión que puede tomar. Lo más probable es que hará lo mismo mañana y pasado, y así el problema irá tomando más tamaño. No debe permitir que un capricho arruine la cadena de su productividad. Lo recomendable es hace las cosas ahora, si es posible luche contra sí mismo y no permita que ese deseo de no hacer las cosas, se salga con la suya, demuestra que el que manda es usted y no la pereza.
4. Las reuniones es otro de los ladrones del tiempo. Este incluso es de los más importantes que hay. Un 18% de las personas dice que gasta entre una y dos horas al día de su tiempo en reuniones de trabajo mientras que el 70% lo pierde en reuniones largas que duran más de dos horas y que en muchos casos son ineficientes ya que se habla de todo y de nada al mismo tiempo.
Para evitar caer en este tipo de actividades, elabore una agenda detallada de los puntos a tratar, tenga los objetivos claros con respecto al tema o temas que tratarán y establezca un tiempo límite. Antes de convocar o asistir a una reunión se deben plantear las siguientes preguntas ¿El tiempo que se va a invertir en esta reunión, ¿Vale lo mismo que el rendimiento que se va a obtener de ella? ¿Tiene claro los objetivos para la celebración de la reunión? y ¿Necesita consejo de todos los que van a acudir a la reunión? entre otros.
5. Conversaciones con los compañeros de trabajo. Esta distracción también le compromete tiempo valioso. Así lo confirman un 16% de los encuestados que dicen pasar entre una y dos horas al día manteniendo conversaciones que no tienen que ver con su trabajo. Además, 9 de cada 10 dice pasar más de dos horas diarios chateando mientras que sólo un 3% reconoce que no pierde el tiempo de esta manera.
Debe tener claro, que no está mal que de vez en cuando se levante de su escritorio, para estirar las piernas y hacer uno que otro comentario con sus compañeros para suavizar las presiones de la rutina labor, lo importante es no abusar, porque esos minutos perdidos se resienten al final de la jornada.
6. Salir tarde de casa. El trayecto a la oficina también se considera un ladrón del tiempo, sobre todo cuando salió unos 10 minutos más tarde de lo normal, consciente de que se encontrará con el tráfico propio de la hora pico.
El 13% pierden entre una y dos horas al día de tiempo con estos desplazamientos y afirmaron que podrían aprovecharlo gracias al teletrabajo por ejemplo o transmitiendo vía internet. Sin embargo lo más importante es estar consciente de los tormentosos congestionamientos y tratar de medir los horarios para no complicarse con un descuento o la reducción del tiempo para cumplir con sus tareas.
7. El peligro de las redes sociales. También están en el punto de mira ya que un 11% afirma estar en ellas entre una y dos horas al día mientras que el grueso de los encuestados, un 75%, está más de dos horas diarias en Facebook, Twitter y otras redes sociales.
Dependiendo del rubro en el que se desempeñe, también puede aprovechar las ventajas que las redes ofrecen supone conocimientos, estrategia y una dedicación constante. Pero recuerde que el tiempo que dedica simplemente a “pasear” por las redes no es rentable. Lo puede justificar con que “está trabajando en posicionamiento”, pero lo cierto es que, en ocasiones, simplemente está perdiendo tiempo y dinero.
8. Los Smartphones y la telefonía móvil. En general también hacen perder el tiempo. El 10% dice que mira su móvil entre una y dos horas al día. Tampoco se puede negar que a través de la conexión al internet puede ser una valiosa herramienta de trabajo, sobre todo cuando se está fuera de la oficina.
Pero en la oficina se convierte en el distractor perfecto, cuando los accesos a diversos sitios han sido bloqueados en el navegador del trabajo. Lo malo es cuando deja que más que una ayuda sea un elemento que no le permite trabajar con más eficiencia. La gran mayoría posee acceso a redes 3G y por eso están recibiendo notificaciones en sus smartphones a cada momento. Trate de desconectarlo o simplemente apagarlo.
9. Poca definición del espacio personal. En la actualidad las empresas han crecido considerablemente y por ello requieren más personas para trabajar. Esto ha traído como consecuencia que los espacios para cada empleado se hayan reducido de manera considerable. Esto no solo genera situaciones de incomodidad con otros colegas, sino que también se convierte en un distractor, a la hora de saber cuál es su lugar, o de cuáles son tus cosas. Esto puede incidir en que trabajar con menos ganas y dedicación, en el peor de los casos hasta sentir poco apego a la institución.
10. Desorden. El punto anterior también puede traer como consecuencia desorden en su lugar de trabajo, lo que genera desconcentración, al buscar sus pertenencias entre todas las cosas, además termina por generar y estrés. Intente mantener sus cosas organizadas y en los espacios que corresponde, para que al momento que las necesite no desperdicie su tiempo en la búsqueda.
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