Tecnología en la oficina: Utilízala con inteligencia

May 28, 2015 15:20 by Zona Empleo EDH

 

Contenido

 

Redes Sociales

Beneficios de las nuevas tecnologías

Usa la tecnología para tu beneficio

 

EDH - Zona Empleo


dispositivos tecnologicos en la oficina

Es muy importante mejorar nuestras prácticas respecto al uso de Internet, equipos tecnológicos y teléfonos móviles en las oficinas. No solo para evitar perder la concentración en tus tareas, sino para que estas puedan ayudarte a ser más eficiente en tu trabajo. En las empresas en las últimas décadas ha implicado grandes cambios en los procesos de comunicación a nivel global. 


El desarrollo de nuevas tecnologías de comunicación han permitido la transformación en muchos campos laborales. En pocas palabras: en las oficinas ya no se trabaja igual que hace 10 años cuando únicamente se tenía acceso a máquinas de escribir.


De acuerdo con una encuesta realizada por OCCMundial, al menos un 66% de las empresas proporcionan acceso a Internet a sus empleados, 48% les dan equipo de cómputo, 39% laptops, 24% teléfono celular, 14% Smartphones, 12% banda ancha móvil y sólo un 3% les da una tableta para trabajar.


En general, las empresas otorgan a sus empleados herramientas tecnológicas, pero la cantidad de herramientas otorgadas a los empleados dependen mucho del giro de la compañía y del trabajo desempeñado, sin embargo, sólo el 14 % no recibe por parte de su empresa ninguna de las herramientas anteriores, según la encuesta.

 

Redes Sociales


En muchas empresas se discute a cerca lo positivo y lo negativo del acceso libre a Internet en la oficina. Un tema que se destaca en este debate es el uso de las redes sociales durante horas de trabajo, permitiendo que los colaboradores tengan acceso a Facebook, Twitter, Instagram y otros.


Del total de los encuestados por OCCMundial, sólo el 39% dijo tener acceso ilimitado a Internet,  31% tiene acceso pero con restricción de uso de redes sociales, al 19% sólo le es permitido enviar y recibir correos electrónicos del trabajo y un 11% no tiene acceso a Internet en absoluto.


En este mismo tema, la consultora global AT Kearney dio a conocer que el permitir el uso de redes sociales a los empleados los mantiene más felices, ¿la razón?, las redes sociales pueden ser un distractor que permite a los trabajadores descansar de la rutina e incluso rendir mejor. Sin embargo, otros estudios afirman que las redes sociales son muy adictivas, más que el tabaco y el alcohol. Debido a su fácil acceso, es muy común que la gente se sienta muy tentada a revisar el estatus de sus redes a todas horas.


Es verdad que es muy común que muchas personas utilicen las redes sociales y que ganan cada vez más usuarios, y también que el número de personas que utiliza teléfonos inteligentes con acceso a internet va en aumento, de modo que tiene diferentes impactos dependiendo del campo laboral donde cada persona se encuentre.


Aunque a veces se cree que las herramientas tecnológicas suelen provocar un poco de distracción en el trabajo, lo importante es que se mantenga capacitado al personal sobre el uso de estas y el mejor lucro que se les puede sacar si se aprovechan de una buena manera.


La tecnología en el lugar de trabajo les permite a las empresas expandirse de forma rápida y eficiente. Con la tecnología para los negocios, las empresas pueden dirigirse a una amplia base de clientes y crecer a niveles muy altos.

 

Beneficios de las nuevas tecnologías


Permiten mejorar la comunicación


•    Las Tecnologías han mejorado la comunicación en el lugar de trabajo, ya no se limitan más a las llamadas telefónicas o a los correos entre oficinas para interactuar unos con otros.
•    Los correos electrónicos permiten que los trabajadores envíen mensajes al instante sin interrumpir al destinatario.
•    La tecnología para los negocios también mejora la comunicación con los clientes y los socios de negocio ya que la información se puede transmitir a través de múltiples canales de manera casi instantánea.


Capital humano


•    La tecnología en el lugar de trabajo mejora la eficiencia del examen, el reclutamiento y la contratación de potenciales candidatos. Muchas empresas envían pruebas psicométricas digitales al momento de evaluar sus candidatos, estas plataformas se encargan de generar la evaluación y desglosar los resultados que el reclutador necesita automáticamente. 
•    Se reduce el costo de dar a conocer una oportunidad de empleo a un perfil específico y los encargados de contratar pueden dirigirse a los candidatos mediante el uso de la tecnología de publicidad digital, que rastrea los sitios web que ellos visitan.


Eficiencia


•    La tecnología para la oficina ahorra tiempo al agilizar el proceso del flujo de trabajo. Los sistemas digitales de archivo sirven para ahorrar espacio, papel y costos de impresión. 
•    El uso de sistemas informáticos permite realizar correcciones al instante. Los recursos como archivos electrónicos y el acceso a tecnologías de la información están disponibles con sólo pulsar un botón.


Movilidad


•    La tecnología en el lugar de trabajo prácticamente elimina la barrera del espacio y el tiempo. Las videoconferencias permite que las empresas de cualquier parte del mundo, interactúen unas con otras.
•    Se reducen costos de viaje, porque las empresas pueden establecer reuniones virtuales y distribuir datos sin necesidad de estar en la misma habitación. 
•    Muchas empresas no le dan la importancia que se debería a el uso de la tecnología por lo que es de suma importancia para el desarrollo de las mismas ya que se requiere hoy en día empresas que compitan en el mercado electrónico y que tengan sistemas de información adecuados a sus necesidades que de alguna manera les de paso al mercado.

 

Usa la tecnología para tu beneficio


1) Dar el mejor uso: Las herramientas como la computadora de escritorio o una laptop, asi como sus respectivos accesorios es para muchos su principal material de trabajo es importante darle el debido cuido y reportar al soporte correspondiente cualquier anomalía.
2) Optimizando el correo electrónico. Muchos administradores de correo electrónico tienen permiten archivar automáticamente los correo que se reciben, esto permite ahorrar tiempo buscando mails antiguos aplicando una configuración a tu medida.
3) Menos aplicaciones, mejor desempeño. Tener varias aplicaciones funcionando al mismo tiempo en sus computadoras puede ser la causa de un funcionamiento lento. Utiliza las aplicaciones que sean necesarias y cierra las que has terminado de utilizar.
4) Elimina la basura. ¿Tienes documentos, imágenes, etc. que ya no sirven? Haz una carpeta con estos archivos y comprímela, ahorrarás espacio en la memoria de tu computadora y ¡funcionará más rápido!
5) Pregúntale a Sistemas. Si deseas instalar algún programa o tu equipo está falla, la persona encargada de Sistemas es a quién debes acudir. Recuerda que debes rendir cuentas sobre el equipo que se te ha facilitado y a aunque muchos tienen buen conocimiento sobre informática, los equipos de oficina no suelen estar configurados de la misma forma que uno doméstico. 
6) Protege los dispositivos móviles. Los dispositivos móviles son costosos y algunos requieren cuidados específicos, como evitar la exposición al sol o sumergirlos en agua. Evita que la empresa te los cobre y protégelos.
7) Intenta no distraerte: El acceso libre a internet en la oficina es una fuerte tentación. Si percibes que te distrae bastante o si retrasa tus actividades plantéate limitar su uso a ciertas horas.
8) No hagas comentarios negativos. Un mensaje negativo sobre tu jefe en redes sociales puede llegar a él. En redes populares, como Facebook y Twitter es posible mantener información en privado, pero si buscas evitar toda clase de problemas no hagas comentarios sobre trabajo en redes sociales.
9) Protege la confidencialidad. Toda la información que se te es confiada dentro de la empresa solo debe ser compartida bajo las normas las normas que rige cada entidad sobre compartir datos, cifras y otra información. Mucha de ella se encuentra en nuestros equipos de cómputo, ¡protégela! 

 

 

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