Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

Buscamos profesionales con experiencia como Administrador de Espacios / Administrador de Oficinas Compartidas.

2. Propósito General del Puesto:
Garantizar la operación eficiente, ordenada y segura de los espacios de coworking y oficinas compartidas, asegurando una óptima experiencia para todos los inquilinos. El puesto es responsable de la gestión administrativa diaria, la comunicación directa con los usuarios, el control de accesos, el seguimiento de mantenimientos y la correcta ejecución de procesos como facturación, recepción de documentos y soporte operativo.

3. Responsabilidades Principales:

A. Gestión Operativa del Espacio:
• Supervisar el orden, limpieza y buen estado general de las áreas comunes, oficinas privadas y salas de reuniones.
• Identificar cualquier anomalía, desperfecto o requerimiento de mantenimiento y reportarlo de forma inmediata a la administración.
• Llevar control del inventario básico (papelería, suministros de oficina, insumos de café o agua, etc.).

B. Atención a Inquilinos y Comunicación:
• Ser el punto de contacto directo para los inquilinos del coworking.
• Dar seguimiento oportuno a solicitudes, dudas y requerimientos.
• Comunicar actualizaciones, reglamentos, avisos y recordatorios generales.

C. Control Administrativo y Facturación:
• Mantener actualizado el control de facturación mensual de cada inquilino.
• Verificar que todos los arrendatarios estén al día con sus pagos.
• Elaborar, organizar y dar seguimiento a documentos administrativos.
• Apoyar en la recepción y registro de documentos importantes.

D. Cumplimiento del Reglamento Interno:
• Supervisar y velar por el cumplimiento del reglamento interno por parte de los usuarios.
• Intervenir y reportar situaciones que afecten la convivencia, políticas internas o uso adecuado de las instalaciones.

E. Soporte General y Servicios Complementarios:
• Brindar apoyo a inquilinos con servicios adicionales:
• Dirección fiscal
• Uso de parqueos
• Recepción y entrega de mercaderías / paquetería
• Manejo de visitantes
• Asegurar una atención profesional y orientada al servicio.

4. Competencias Requeridas:

Técnicas:
• Conocimientos básicos de administración y operación de oficinas.
• Conocimientos básicos de facturación y procesos administrativos.
• Fuertes conocimientos de paquete of Microsoft Office

Blandas:
• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Capacidad de organización y seguimiento.
• Resolución de problemas.
• Orientación al servicio al cliente.
• Proactividad y atención al detalle.
• Manejo adecuado de situaciones de presión.

5. Requisitos del Puesto:
• Estudios en Administración, Gestión Empresarial, Mercadeo, Hospitalidad o afines.
• Experiencia previa en coworking, administración de oficinas, atención al cliente o roles similares.
• Dominio básico de herramientas de oficina:Email, software administrativo.
• Disponibilidad para supervisar horarios de operación y emergencias técnicas cuando sea requerido.

Experiencia Requerida

Educación Superior

Educación Secundaria