Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

Recibir las “Solicitudes de Servicio” de miembros y/o clientes corporativos (no miembros). Dar soporte al miembro y/o clientes para completar la solicitud.

Elaborar cotizaciones a través del sistema (Pxier), considerando todos los detalles brindados por los miembros y validar con la coordinadora de eventos

Dar seguimiento a las cotizaciones solicitando anticipo para dar por cerrado la reservación del evento.

Manejar las formas de pagos: Link de pago, efectivo, medios electrónicos (transferencia bancaria, POS, por ejemplo). Dar seguimiento a los comprobantes de pagos por parte de los clientes.

Dar seguimiento a los anticipos y entregar al analista de cuentas por cobrar para que sean registrados. Incluyendo la documentación requerida: Formato de Anticipo, Cotización y comprobante de pago según ocurra.

Gestionar relaciones con proveedores: solicitudes de cotizaciones (eventos internos) y seguimiento pago brindando al área administrativa del club incluyendo toda la información necesaria y cumpliendo con el plazo establecido para el pago respectivo.

Elaborar la programación semanal de los eventos que se estarán realizando, para que todo el personal de cocina, servicio, bodega, gerentes y mantenimiento de casa club estén enterados.

Mantener una comunicación constante y oportuna con las solicitudes de los miembros por medio de WhatsApp, correo electrónico y llamadas telefónicas.

Actualizar diariamente el reporte contable de los eventos realizados el día anterior, y reportarlo al auxiliar contable (auditor de ingresos).

Dar seguimiento a la reserva de eventos especiales, actualizando esta información: coordinadora de eventos.

Ingresar los extras de servicios adicionales contratados al sistema Pxier.

Archivar toda la documentación de eventos.

Apoyar en distribución de montaje, ambientación y/o decoración para los eventos internos.

Revisión diaria de formulario, al recibir solicitudes de eventos por otros departamentos, organiza información y comparte a coordinación.

Dar seguimiento a solicitudes requeridas al área de compras, condominio, recursos humanos.

Realización de reportes: eventos especiales, reporte de experiencia de usuario, inventario de mobiliario, entre otros referentes al área.

Logística y supervisión de eventos asignados durante el mes.

Requisitos:
Bachiller en secretariado o técnico contable (mínimo).
Deseable: estudiante universitario de Relaciones Públicas, Marketing, Turismo o Administración.
Experiencia de 1 a 2 años en asistencia administrativa, atención al cliente o cotizaciones.
Manejo intermedio de Microsoft Office y sistema de gestión de eventos.
Inglés intermedio (deseable).
Disponibilidad para trasladarse a instalaciones en El Encanto, San José Villanueva, la Libertad.

Competencias:
Organización y gestión del tiempo.
Comunicación y trabajo en equipo.
Atención al detalle y orientación al servicio.

Experiencia Requerida

Educación Superior

Lenguajes