Uso de Internet en la oficina debe ser controlado

 

 

 

No hay duda que Internet ha pasado de ser un lujo a una necesidad. Desde la casa, escuela o empresa, la herramienta ha tomado protagonismo para satisfacer aspectos como entretenimiento, información, educación, comunicación y otros.

 

En el lado de las organizaciones, Internet puede ser de doble filo. Por un lado, la herramienta tecnológica favorece los procesos de producción de las instituciones, en áreas como inventarios, ventas, archivos y otros -que son realizados con base a software  que ahora se consume vía Internet- lo cual logran resultados en menos tiempo. Y por el otro, es que al no ser utilizada para fines laborales, la empresa puede bajar su productividad y no alcanzar sus objetivos de inicio de año. Muchas organizaciones lo saben y ahora lo controlan. 

 

Miguel Osegueda, representante de Microsoft El Salvador, y Rafael Ibarra, director de Informática de la Universidad Centroamericana José Simeón Cañas (UCA), coinciden y están de acuerdo de que Internet en las empresas debe ser controlado para no perjudicar el tiempo laboral de los empleados y, por ende, los resultados de la institución. “En la mayoría de las empresas está restringido el uso social de la red Internet, la razón principal es porque quieren evitar la fuga de información y la contaminación de virus en las computadoras. Si usted deja la ventana libre para que los empleados puedan acceder a todo tipo de página, asume la responsabilidad de que le suceda cualquiera de esas dos  dificultades”, afirma Osegueda, de Microsoft.

 

Dijo que el control de Internet puede ser a través de filtros de contenidos, pero no establecidos para todas las áreas o empleados. “Por ejemplo si yo pongo restricción en el área de relaciones públicas estaré afectando sus actividades y atrasando sus procesos, por eso debe ser controlada para ciertos departamentos”, aconsejó. Por su parte, Ibarra, de Informática de la UCA, manifestó que toda empresa o institución debe tener políticas definidas para sus empleados. “Considero que Internet debe estar destinado específicamente para cuestiones laborales, y no hablo de una restricción, sino de un control o límites”, agregó. Comparándolo con los servicios básicos, como el agua y la energía, en el que se cuida su uso, Ibarra apuntó que la herramienta tecnológica debe ser limitada para no caer “abusos excesivos”.

 

“Sugiero que primero el empleador haga conciencia a los empleados de que deben ser responsables al usar Internet, en dado caso no lo hagan, se proceda a limitar las páginas específicas que no son para el trabajo”, dice Ibarra.

 

Ambos ejecutivos aclararon que las restricciones y el control aplica para ciertos rubros de empresas. “Las que están más aptas en consumir mayor Internet son las revistas, periódicos en línea y otras. El otro extremo, en las que deben restringir Internet, está la banca”, apuntó Osegueda.

 

Habilitar acceso en jornadas

Siendo flexibles, Osegueda e Ibarra, recomiendan a las organizaciones habilitar una o dos horas para que los empleados revisen sus redes sociales u otros contenidos de su interés.

El acceso podría ser en hora de almuerzo o por la noche, es decir jornadas que no roben horas laborales.

“Deben ser jornadas que, según el giro de la empresa, no perjudiquen el ancho de banda. Aconsejo que cada empresa busque los horarios donde menos necesita el ancho de banda para habilitar a los colaboradores el tiempo para revisar sus cosas personales”, mencionó Ibarra.

 Osegueda dijo que habilitar un tiempo para uso personal del Internet, que se consigue aplicando un filtro, es saludable para ambas partes.

 

Redes sociales, el “desahogo” de algunos empleados

 

Para las empresas que han dejado “puertas abiertas” el uso de todas las redes sociales, en especial la del Facebook y Twitter, Rafael Ibarra, director de informática de la Universidad Centroamericana José Simeón Cañas (UCA) aconseja que se apliquen políticas para que no perjudiquen la institución. 

 

“Entiendo que las redes sociales son personales y cada quien decide como utilizarlo, pero cuando empleados la utilizan como especie de desahogo en donde la empresa se ve afectada por las quejas y otras situaciones, sí perjudican la entidad”, explicó.

 

Sostuvo que a ningún empleador le gustará que lo critiquen o digan cosas malas ya sea de su persona o de la empresa, y menos en público, “lo que creo correcto es que el empleado pueda usar una actitud más ética  haciendo sus quejas o comentarios en primera instancia al interior de la empresa, y no en redes sociales”.

 

Sin embargo los comentarios en las redes sociales de la empresa o jefe también pueden servir de parámetro para medir la satisfacción del  empleado, y así tomar acciones para mejorar el ambiente y otros aspectos.

Por su parte, Miguel Osegueda,  representante de Microsoft El Salvador, sugirió a las organización una red social corporativa. “Propongo la Yammer, que es un micro social tipo blog, pero corporativo, en donde los empleados pueden compartir sus estados, consejos y todo lo que desean en el interior de la institución, de esta forma no se ventila información en público”.

 

Yammer es una red social segura y privada. Es una herramienta perfecta para mejorar la comunicación interna de las compañías. Así las empresas logran mejorar su comunicación y consiguen más fácilmente los objetivos empresariales.