La mayoría de las empresas productoras cuentan con un Departamento de Compras, sin embargo mientras la demanda de los productos va creciendo, el encargado de comprar se verá saturado de trabajo. Por esta misma razón muchas de las empresas les brindan un apoyo a los encargados y por lo general a este apoyo se le llama Asistente de Compra. Lo que se busca con un asistente en hacer el trabajo más rápido y de manera eficiente. En El Salvador este caso no es la excepción, muchas de las empresas están buscando Asistentes de Comprar, por ende se tratara de explicar un poco sobre las funciones de este puesto por medio de una descripción brindada por un Asistente de compras con 3 años de experiencia en una empresa importante de El Salvador.
Funciones y responsabilidades del cargo
Dentro de de las funciones principales se encuentra la elaboración y la actualización del registro de los proveedores de la empresa y suministrar la información al Jefe de Ventas. Es asistente de compras debe de estar pendiente de siempre retroalimentar la base de satos de los proveedores para agregar nuevos proveedores o removerlos de la lista.
Además debe de solicitar cotizaciones para la compra de equipo, mercancías y material requerido. Es importante que el asistente de compra busque siempre el beneficio de la empresa por ende debe de realizar cotizaciones para verificar cual es el mejor precio sin tener que sacrificar la calidad del producto.
Por otra parte también tiene la función de elaborar y tramitar las órdenes de compra aprobadas por la Gerencia. Es decir, que una vez ya aprobado la venta por la Gerencia y Departamento de Compra ya puede proceder a obtener el material a cambio de lo monetario. Pero también es él quien se encarga de recibir todo el producto comprado. Debe de revisar que los productos estén acorde a las especificaciones dadas, con la calidad esperada y con la cantidad estipulada en los pedidos.
Otras de las funciones que debe de realizar es de buscar nuevos proveedores para la empresa. Por ende debe de coordinar citas para que el encargado de compra pueda ir a visitar a las nuevas empresas contactadas para llegar a un posible acuerdo para que puedan trabajar con la empresa.
Habilidades y aptitudes necesarias
Un asistente de compra debe poseer la facilidad de una relación interpersonal. Debe de dar una buena impresión y generar confianza a los diversos clientes, ya que ellos puedan seguir confiando y ayudando a la empresa. Esta relación no se debe de enfocar solamente en el corto plazo, un asistente de compra debe de buscar una relación a largo plazo.
Otras de las habilidades que debe de tener es la facilidad de hablar en público y tener una excelente ortografía. En muchos de los casos son los asistentes de compras quienes hacen el primer contacto con los clientes, por ende debe de hablar con seguridad de lo que está diciendo. Además son ellos los que se encargan de avisar a las empresas cuando se efectúa la compra, por ende la ortografía es importante, porque si existe un error ortografía no es la empresa quien queda mal sino que la empresa.
Además debe de ser una persona con mucha iniciativa y pro actividad. Debe de estar pendiente en buscar nuevos proveedores para la empresa que ofrezcan un mejor precio de las empresas con las que se encuentran actualmente. Debe de ser capaz de reacción de una manera rápida y efectiva a la hora de presentarse un problema.
Por último pero no menos importante debe de ser buena para trabajar en equipo. Un asistente de compras no puede trabajar solo, necesita de un equipo que le ayude con todo el trabajo que tiene, por eso cuenta con el apoyo del departamento de venta, operaciones y logística, etc. Porque cada uno es importante para la toma de decisión de una compra que se va a realizar.
Estudios y conocimientos requeridos
Para el puesto de asistente de compra es necesario haber terminado el bachillerato y estar en la carrera de mercadeo, administración o afines. Muchas de las empresas cuando contratan buscan estudiantes que se encuentren en su último ciclo de la carrera o que ya cuenten con la Licenciatura. Por lo general se busca que tenga experiencia de 2 años en puesto similar.
Es de gran ayuda para la persona que está aplicando contar con el domino de otro idioma, preferible el ingles. Ya que uno nunca sabe cuándo tendrá que negociar con proveedores de otros países.
Oportunidades de crecimiento de la organización
Un asistente de compra puede tener un gran crecimiento dentro de una organización pero depende mucho de la experiencia que lleve obteniendo en este puesto. Por lo general puede llegar hacer el Gerente de comprar o incluso poder aplicar al Director de Ventas.
Campos de oportunidad a corto, mediano y largo plazo
A corto plazo poder cerrar las negociaciones que se tienen con nuevos proveedores, a medio plazo buscar una mejora económica dentro de la empresa y a largo plazo poder ser tomado en cuenta para la plaza de encargado de compra.
Autor: Tecoloco El Salvador
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